Notion, kullanımı oldukça basit fakat fonksiyonel bir yapıya sahiptir. Aynı zamanda birden fazla sayfa ve tablo oluşturabilir ve bu tabloların içine istediğiniz planı düzenleyebilirsiniz. Notion’ın başlıca amacı, kontrol edilemeyen veya başa çıkılamayan planlamaları daha görülebilir ve sistemli bir düzen haline getirmektir. Arayüzünü istediğiniz platforma dönüştürebilir ve eklemek istediğiniz görsel ya da işitsel herhangi bir medyayı kişisel ya da çalışma alanınıza ekleyebilirsiniz. Bu yüzden, bir sayfayı ya da şablonu düzenlerken oluşturduğunuz platformda diğer bütün elementler elinizin altında bulunur ve kolaylıkla entegre edebilirsiniz.
Diğer bir amaçlarından biri de, hazırlamış olduğunuz planların diğer planlamalarla bağlantılı bir şekilde işlemesidir. Oluşturmuş olduğunuz herhangi bir organizasyonu kolaylıkla başka bir organizasyonla kombinleyebilir ve aralarında ilişki kurarak bağlantı oluşturabilirsiniz. Bağlantı oluşturduğunuzda otomatik olarak birbirleriyle koordineli bir şekilde ilerler ve bu da kullanım açısından oldukça rahatlık ve kolaylık sağlar. Herhangi bir eklemede bulunduğunuzda bağlantılı olmasını tercih ettiğiniz veri otomatik olarak güncellenir ve eklenti her iki şablonda da gözükür. Bununla beraber, Notion’ı proje yönetimi, kişisel blog, iş arkadaşları arasında görev dağılımı, oy kullanımı ve kod yazmak gibi amaçlar edinerek kullanabilirsiniz. En üst verimi almak için Notion’ın kendi sitesinde bulundurduğu ücretli ya da ücretsiz şablonlar veya kişiye özel oluşturulan şablonlar uyarlanabilir. Dosya oluşturmak istediğinizde çok kolay bir şekilde alt dosya hazırlayabilirsiniz. Böylelikle karışıklıktan uzak anlaşılabilir bir dosyalama sistemi oluşturulur ve takip etmesi daha da kolay hale gelir. Ayrıca diğer uygulamalardan herhangi bir veri aktarımı ya da dosya paylaşımı yapılabilir. Örneğin bir rota oluşturduğunuzda o rotanın harita görselini ya da linkini sayfanıza uyarlayabilirsiniz.
Notion’da kullanılabilir kısa yollar ve simgeler hedef oluşturmada pratiklik kazandırır. Sayfanın içindeki planlar listesi, tablo ve tablo görünümleri, takvim, oynatma listesi, harita gibi eklentiler oluşturularak rahatlıkla farklı kişilerle paylaşılır ve üretkenliği yüksek oranda arttırır. Böylelikle Notion, farklı kategorilere ayrılarak her bireye farklı kullanım amacı sunar.